Archivace záznamů o školení BOZP a jiné dokumentace zaměstnance
Lhůta pro uchovávání záznamů o zákonných školeních v problematice BOP a PO není taxativně stanovena právními předpisy.
Zaměstnavatelé by měli postupovat tak, aby dostatečně prokázali orgánům státní správy (např. HZS nebo OIP) nebo pojišťovnám, zaměstnancům a dalším subjektům, kteří na tom mají právní zájem, splnění požadavků právních předpisů. Tím se zaměstnavatel vyhne „důkazní nouze“ a může se zprostit odpovědnosti.
Na záznamy o školení lze uplatnit pravidla platná obecně pro uchovávání pracovněprávních dokumentů. Pravidla týkající se doby uchovávání pracovněprávních dokumentů jsou roztříštěna do mnoha právních předpisů. Podívejme se na něj:
- Zákoník práce jejich uchovávání upravuje pouze po dobu trvání pracovního poměru.
- Pro období po skončení pracovního poměru platí v souvislosti s uchováváním dokumentů BOZP a PO dvojí režim, a to:
- podle zákona o ochraně osobních údajů
- povinný režim uchovávání specifických dokumentů podle zákoníku práce a jiných zvláštních předpisů.
OBECNÁ PRAVIDLA UCHOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Pracovněprávní dokumenty obsahující osobní údaje by měly být uchovávány pouze do okamžiku, než pomine účel, za kterým byly tyto osobní údaje shromážděny. Jakmile účel zpracování těchto údajů pomine, měly by být zlikvidovány.
Pro zmíněný účel je možné uchovávat ty dokumenty z problematiky BOZP a PO, které mohou zaměstnavateli umožnit ve sporu hájit svá práva a oprávněné zájmy. S ohledem na 3letou promlčecí lhůtu lze považovat za přijatelné uchování dokumentů za tímto účelem po dobu až 5 let.
(Pozn. Je nutné vzít v úvahu fakt, že žaloba může být žalovanému zaměstnavateli doručena i několik měsíců po uplynutí promlčecí lhůty).
Po uplynutí doby 5 let se doporučuje uchovávat pouze ty dokumenty, u kterých to výslovně vyžadují právní předpisy.
Výše uvedené ale neznamená, že by mohl být osobní spis uchováván po tuto dobu v celém rozsahu. Zaměstnavatel by měl při skončení pracovněprávního vztahu seskartovat ty dokumenty (údaje), které by pro případný spor nepotřeboval. Jedná se např. o kopie osobních dokladů, profesní životopis či jiné obdobné dokumenty (přesný výčet neexistuje) a uchovávat pouze nezbytně nutné dokumenty pro tohoto účelu zpracování osobních údajů.
POVINNÝ REŽIM UCHOVÁVÁNÍ SPECIFICKÝCH DOKUMENTŮ
U specifických dokumentů stanovují zvláštní právní předpisy jejich minimální dobu uchování.
Záznam o úraze
Vzhledem k tomu, že se jedná o doklad, který často slouží i jako podklad pro mzdové nároky zaměstnance, lze dovodit, že by měl být uchováván jako ostatní účetní doklady po dobu pěti let následujících po roce, v němž došlo k pracovnímu úrazu v souladu s ustanovením § 31 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a následně by měly být uloženy v podnikovém archivu v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
Prezenční listiny ze školení BOZP a PO
Je na zaměstnavateli aby nějakým interním dokumentem (např. směrnicí) stanovil druhy školení, jejich periodicitu, způsob jejich provádění, způsob ověřování znalostí a vedení dokumentace (pokud to nestanovují právní předpisy). Z toho vyplývá i doba uchovávání dokumentace o školení.
Dokumentace o školení a případných změnách musí být uchovávána nejméně po dobu zaměstnání zaměstnance ve firmě.
Dokumentace o opakovaném školení je třeba uchovávat minimálně po dobu do následujícího školení, pokud bude opakováno ve stejném rozsahu.
V případě že je třeba prokazovat periodicitu školení, musí být uchovávány alespoň prezenční listiny s obsahem školení min. za dvě předchozí období, pokud periodicitu školení nelze doložit jiným způsobem.
V případě prokázání odpovědnosti zaměstnavatele při vzniku pracovního úrazu po skončení pracovně právního vztahu viz obecná pravidla uchování osobních údajů.